Hva er gode praktiske tips til regnskap?

Under finner du noen gode tips til regnskap. Vi har samlet de mest vanlige tidstyvene, så tar du deg fem minutter til å lese over kan du spare deg selv og oss for mye tid.

1. Minimer antallet kvitteringer med småbeløp; det tar like mye tid (og koster derfor like mye) å bokføre en kvittering på 20 kr, som en på 20.000 kr.

2. Ha gode betalingsrutiner:

2.1 Pass på at fakturaer ikke blir betalt dobbelt; en betalt og bokført faktura blir lukket i systemet og tar tid å finne igjen.

2.2 Ved purring/inkasso må du sende inn både originalfaktura, og purring/inkassokrav. Kun purring/inkassokrav holder ikke som dokumentasjon, da de ikke inneholder all informasjonen vi trenger i henhold til myndighetens krav. Om du kun har mottatt purring/inkassokrav fra leverandør må du be om å få tilsendt originalfaktura også.

3. Har en faktura flere sider må vi få alle sidene; det hjelper ikke å sende inn kun en side, uten noen spesifikasjon, eller å sende kun spesifikasjon, uten info som navn på leverandør, fakturadato og fakturanummer.

4.1 Attestering: Gjelder for bilag på overtidsmat, reiser og representasjon. Gi forklaring til bilag, dette gjelder for eksempel ved varekjøp hvor informasjon på kvittering ikke er tilstrekkelig.

4.2 Reise: Hvem utgiftene omfatter, formål med reisen, og hvilke arrangementer man eventuelt er på. Er det flere kvitteringer som tilhører samme reise bør reiseregning/oppsummering skrives. Representasjon: Formål, og hvem bevertningen omfatter.

4.3 Overtidsmat: o/12t – “Navn på person”.

I de fleste tilfeller der jobben stopper opp hos oss er fordi kunder har mangler på bilag til reise, diett, overtid og representasjon, og ofte er det fordi det mangler forklaring (formål) til bilaget, eller at forklaringen er for dårlig/for lite spesifikk.

5. Kun ett bilag per bildefil/pdf; ikke flere sammen.

6. Alle fakturaer fra Skattetaten må også sendes inn. Om vi som regnskapsfører må ringe inn for å få tak i dette tar det som regel endel tid, noe du som kunde må betale for.

7. Alle innbetalinger som ikke tilhører salg (altså kassedagbok eller faktura) eller innskudd (kontant og privat – bør forøvrig dokumenteres med kvittering) må også dokumenteres; om det så gjelder tilskudd fra NAV, kundeutbytte fra Gjensidige, osv.

8. Alle fasttrekk; som lån, avtalegiro for forsikring, pensjon, osv., må dokumenteres med betalingsplan, trekkmeldinger, eller fakturaer fra nettbanken.

9. Ha gode lønnsrutiner med lønnsgrunnlag, overføringer til ansatte og påkrevd skattetrekkskonto, fratrukket eventuelle forskudd og delbetalinger.

10. Hold orden i innboksen din inne i regnskapsprogrammet. Om man sender inn samme bilag flere ganger kan det ta unødvendig tid for oss før vi finner ut at det er et duplikat som ligger dobbelt.

11. Kontoutskriften er “fasiten”. Se til at alle transaksjoner gjort i banken har et tilhørende bilag som er blitt sendt inn, så slipper vi å bruke tid på å etterspørre/purre. Mange av de som fører selv gjør dessverre ofte denne feilen, så pass på at du har “bevis” (bilag) for alle transaksjoner på banken.

12. Manglende bilag i aksjeselskap blir ansett som uttak og det er krav til at dette beløpet tilbakebetales evt. må det foretas en lønnskjøring. Har foretaket gjeld til aksjonær kan beløpet føres mot dette. Så husk å ta vare på alle bilag og send inn disse løpende.