På denne siden har vi samlet noen spørsmål vi har fått fra konsulenter. Om du ikke finner svar på det du lurer på kan du sende en epost til regnskap@synega.no. 

 

Om «dårlige» kunder

Q: En av hovedårsakene til at jeg nå ønsker å drive egen virksomhet, er at jeg ønsker frihet til å kunne avslutte arbeid på kunder som ikke, innen forholdsvis kort tid, viser vilje til å endre sine rutiner, slik at regnskapsdokumentasjon innleveres fortløpende og komplett. Jeg har i min karriere opplevd å kunne hjelpe mange med å få gode rutiner på plass, men det er dessverre ikke alle man kan hjelpe, og en gjenkjenner gjerne disse forholdsvis raskt. Slike kunder tenderer til å skifte regnskapsfører ganske ofte, og en vil derfor komme borti en god del av dem. Av og til stemmer kjemien bra, slik at disse kan hjelpes til å få orden i sakene, andre ganger ikke. Kan dere si litt om hvor langt Synega normalt strekker seg før man velger å avslutte samarbeidet med kunder som ikke leverer i tide, og/eller ikke komplett?

A: Dette blir litt opp til deg selv. Dersom en kunde ikke leverer det vi etterspør innen 30 dager etter fristen på en oppgave vil vi sette kunden på pause. Når en kunde settes på pause tar kundeservice over oppfølgingen av kunden, og finner ut om vi skal avslutte kundeforholdet. Du kan også selv, når som helst, sende inn via kundeprofilen at du ønsker at vi avslutter samarbeidet med en kunde. I så fall vil vi undersøke litt, og dersom vi er enig i din vurdering avslutter vi kundeforholdet. Vi har i oppdragsavtalen med kunden at det ikke er noen bindingstid, begge veier. Dersom en kunde egentlig er en bra kunde, men samtidig anses som høy risiko, kan kunden merkes som høy risiko på kundeprofilen. Da vil fagansvarlig fortløpende vurdere risikobildet forbundet med kundeforholdet. Dersom risikoen ikke kommer ned til et mer middels nivå innen tre måneder vil vi avslutte kundeforholdet.

I tilfeller der det er mest kjemien det går på kan man også sende kunden til en annen konsulent hos oss og heller få en ny kunde.

I tillegg til dette har vi også andre rutiner som kan medføre at vi avslutter et kundeforhold. Vi har med andre ord bygget mange rutiner for å avslutte med kunder dersom vi anser det som nødvendig; dette både på grunn av risiko for vår autorisasjon, og for å ikke slite ut konsulenter med dårlig kunder.
 

Om bilag 4 i avtalen
Q: Det står i avtalens bilag 4 at betaling kan holdes tilbake til siste kontroll av konsulentens kunder er utført. Så står det i standard betingelser punkt 21 at dette etterstrebes å gjøres så snart det er mulig. Her burde det kanskje vært en konkret frist, da «så snart det er mulig» kan være alt fra få dager til «når årsoppgjørsperioden og ferien er over», noe som er mange måneder i vår bransje.

A: I tilfelle det oppstår en reklamasjonssak fra en kunde rett før, eller rett etter at, konsulenten kunden har hatt slutter hos oss, kan dette påvirke den siste avregningen. Vi prøver alltid, for alles beste, å avslutte slik saker så raskt som mulig, men i noen få tilfeller kan en reklamasjon dra ut i tid dersom det er en komplisert sak og mye som må undersøkes. Dette er grunnen til at vi har "snart som mulig", da vi ikke alltid vet hvor lang tid det kan ta. Delbetaling kan imidlertid vurderes, da hensyntatt konsulentenes ansiennitet og historikk hos oss.

 

Om avtalens standard betingelser punkt 21
Q: Angående standard betingelser, punkt 21: For meg, som ikke kjenner systemene deres, lurer jeg på hvem som har ansvaret for, og mulighet for å påvirke, at det ikke står igjen aktive kunder på konsulenten når samarbeidet eventuelt skal avsluttes. Normalt er det ikke aktuelt å gå fra arbeidet før oppsigelsestiden er over, men har det først oppstått en uenighet man ser er avgjørende for samarbeidet, eller en konflikt, kan den beste løsning for alle være at man avslutter samarbeidet før det har gått tre måneder. Kan konsulenten selv sørge for at kunder er flyttet fra sin profil? Hvis en ikke selv har innvirkning på dette, virker det urimelig at man skal måtte betale minimum 5.000 kroner i erstatningskrav per kunde.

A: Målet vårt er hele tiden og få samarbeidet til å fungere optimalt, slik at konsulenter ønsker å jobbe hos oss lengst mulig. Skulle man derimot se at samarbeidet ikke fungerer prøver vi alltid å avslutte så raskt det lar seg gjøre, da dette er best for alle parter. De gangene konsulenter sitter ut tre måneder, er typisk dersom de ønsker å slutte midt i årsoppgjøret, og/eller dersom de har jobbet så lenge hos oss at de har bygge seg opp en veldig stor portefølje, som det kan ta noe tid å flytte til andre.

Når det gjelder å få flyttet kunder kan man enkelt velge at man ønsker en kunde flyttet inne på kundeprofilen. Det skal nevnes at selv om man ønsker en kunde flyttet er det ikke noe garanti for at vi får flyttet kunden umiddelbart, da det eksempelvis midt i årsoppgjøret kan være lite kapasitet hos andre konsulenter.

Dersom en konsulent uten forvarsel bare forsvinner, slutter å følge opp kunder og ikke svarer oss, tross våre forsøk på kontakt over flere dager gjennom telefon, SMS og epost, vil vi sende erstatningskrav på 5.000 kr per kunde konsulenten har. Vi yter en service til våre kunder og prøver å få den stadig skiftende kabalen med kunder og konsulenter til å gå opp, og hvis en konsulent slipper alt og forsvinner på dagen er dette veldig ødeleggende for alle andre parter involvert; kundene, den neste konsulentene, og alle andre som jobber under merkevaren. Det må derfor være noen konsekvenser.

 

Om bilag 6 i avtalen
Q: Angående bilag 6, Taushetserklæring: Som regnskapsførere er vi vant til å holde tett om våre regnskapskunders anliggender. Her oppfatter jeg at mye går på taushet omkring Synega. Kan jeg oppfatte denne dithen at dersom jeg vil forhøre meg med andre regnskapsførere som har hatt oppdrag for dere, eller har det i dag, og om disse er fornøyde med samarbeidet, så har disse ikke lov til å uttale seg til meg om dette?

A: Avtalen vi har begrenser ingen, nåværende eller tidligere, konsulenter fra å fortelle om de er fornøyd med å jobbe med oss, eller ikke. Men den begrenser slik at man ikke kan snakke om forretningsmessige forhold som ikke er offentlig kjent; altså om kundeforhold, hvordan vi er strukturert, hvordan vi jobber, hvordan våre rutiner og systemer er satt opp, og så videre. Dersom noen skulle være usikre på noe rundt dette kan man ta det løpende med oss slik at vi sammen kan avgjøre om informasjonen er underlagt taushetserklæring eller ikke. 

På generell basis kan vi nevne at det har hendt at vi har kastet ut konsulenter og at enkelte av disse sikkert ikke var så fornøyd med utfallet, men vi opererer med to ganske enkle prinsipper, og følger man ikke disse, tross flere påminnelser, kan man ikke jobbe med oss. Det ene prinsippet er at man må følge opp kundehenvendelser innen 24 timer. Det betyr ikke nødvendigvis at man må svare på alt kunden lurer på, men man må bekrefte at henvendelsen er mottatt og deretter følge opp som lovet. Det andre prinsippet er at man må gjøre oppgaver innen fristene, eller oppdatere status på oppgavene med forklaring på hvorfor de ikke er gjort; at man venter på kunden, at man trenger litt mer tid, eller lignende.   

 

Om tilganger og dokumentasjon ved tvist
Q: Skulle det oppstå uenigheter, ser det for meg ut som om jeg ikke har mulighet til å dokumentere i ettertid hva jeg har og ikke har gjort, og når, fordi jeg vil miste tilgangene til Synegas systemer og kundedokumentasjon. Har dere noen kommentarer til dette?

A: Du vil ikke miste tilgang til noen systemer hos oss før vi er enige om dette. Unntaket er når man mister tilgang ved brudd på konsulentavtalen; som følger av brudd på lover og regler, og/eller dersom man uten videre slutter å følge opp arbeid man har påtatt seg, eller slutter å besvare våre henvendelser. Når det er sagt har vi logg alt som gjøres i systemet, inkludert hva som er gjort av jobb og hva som er dokumentert på kundene, så dette kan hentes frem i ettertid, om partene har ulik oppfatning av hva som er gjort og ikke, når, og så videre.