Oppdragsavtale

  1. Fullmakt

Oppdragsansvarlig gis ved denne Avtalen fullmakt til å:

  • Innhente regnskapsopplysninger fra relevante tredjepersoner, herunder reskontroopplysninger og bankkontoutskrifter.
  • Innhente samtlige relevante opplysninger for utfylling av offentlige oppgaver, herunder laste ned elektroniske data til relevant programvare hos Regnskapsbyrået.

Oppdragsansvarlig gis i tillegg, når det inngår som en del av oppdraget, fullmakt til å:

  • Fylle ut og sende inn offentlige oppgaver via Altinn eller annen innleveringsportal den eller de aktuelle oppgaveetatene har på Internett. Dette inkluderer å signere oppgaven(e), så langt lovgivning ikke er til hinder for det.

Ved signering på vegne av Kunden bekrefter fullmektig at innsendte oppgaver stemmer med registrerte og dokumenterte opplysninger, og at opplysningene så langt fullmektigen kjenner til stemmer med de faktiske forhold. Det er fortsatt Kunden som har det fulle ansvar for innsendte oppgaver og opplysninger overfor oppgaveetaten. Det påligger den som overlater signering til en annen å forsikre seg om at oppgavene og opplysningene er korrekte og fullstendige.

Oppdragsansvarlig/DL har rett til å delegere alle forhold som er regulert i denne fullmakt videre til andre konsulenter i Regnskapsbyrået.

Fullmakten gjelder fra inngåelse av denne Avtalen og inntil oppdraget opphører, eller fullmakten er skriftlig tilbakekalt.

 

  1. Arbeidsfordeling mellom Kunden og Regnskapsbyrået

Regnskapsmateriale som overleveres Regnskapsbyrået anses av Kunden å være fullstendig og relatere seg til næringsvirksomheten. Der det av regnskapsmaterialet ikke klart fremgår av sammenhengen hvorledes dette skal behandles, skal Kunden uoppfordret gi nødvendig tilleggsinformasjon.

Regnskapsmateriale skal returneres og ordnes av Kunden

X

Kunden har egen tilgang til regnskapsprogrammet og skal ikke foreta endringer i avtalt arbeidsfordeling før ny oppdragsavtale er signert og informasjon er gitt til regnskapsfører (kontaktperson) på oppdraget. Avtalen kan oppdateres på Regnskapsbyråets hjemmeside. Regnskapsbyrået kan benytte underleverandører og innleide konsulenter til å utføre oppdrag for Kunden.

 

Punkt 2.1 Bokføringsoppdrag

Frister bokføringsoppdrag:

Bokføringen og utarbeidelse av pliktig regnskapsrapportering skal skje innen de frister som følger av lovgivningen. 

Kunden har egen brukertilgang til regnskapsprogrammet og har tilgang til utskrift av periodiske rapporter.  

Aksjeselskap: I henhold til aksjeloven § 6-15 har daglig leder rapporteringsplikt overfor styret minst hver fjerde måned. 

Kunden har ansvar for komplett og oppdatert bokføringsgrunnlag. 

Kunden skal skanne bilag og annet bokføringsgrunnlag til sitt eget regnskapsprogram kontinuerlig og senest 5 virkedager etter månedens utløp. Bilag skal skannes ordnet og i samsvar med fast rutine.

Regnskapsbyrået er ikke ansvarlig for tvangsmulkt, tilleggsskatt, gebyrer eller renter som tilkommer som følger av Kundens brudd på Avtalen. 

 

Punkt 2.2 Lønnsoppdrag

Frister lønnsoppdrag:

Kunden plikter å sende fullstendig lønnsgrunnlag til Regnskapsbyrået slik at lønnskjøring kan utføres. 

Kunden har ansvar for komplett og oppdatert lønnsgrunnlag.

Kunden skal overlevere lønnsgrunnlag til regnskapsforetaket senest 5 virkedager før lønningsdato. Grunnlag for refusjonskrav overfor NAV leveres sammen med lønnsgrunnlaget. Overleveringen skal skje ordnet og i samsvar med fast rutine.

Grunnlag for innrapportering av arbeidsforhold og oppdatering av forsikringsordninger leveres umiddelbart etter inngåelse av arbeidsavtale og ved senere endringer. 

Regnskapsbyrået er ikke ansvarlig for tvangsmulkt, tilleggsskatt, gebyrer eller renter som tilkommer som følger av Kundens brudd på Avtalen.  

 

Punkt 2.3 Fakturering 

Kunden har egen brukertilgang til regnskapsprogrammet og fakturerer / utfører dagsoppgjør selv. 

Kunden har ansvar for komplett fakturering / oppsett av dagsoppgjør ut mot sine kunder. 

Regnskapsbyrået er ikke ansvarlig for tvangsmulkt, tilleggsskatt, gebyrer og/eller renter som berører Kundens omsetning.  

 

Punkt 2.4 Ligningspapirer 

Rene rapporteringsoppdrag forutsetter at rapporteringsgrunnlaget etter regnskapsloven / skatteforvaltningsloven er dokumentert og avstemt, Manglende dokumentasjon og eller avstemminger må fremskaffes eller utarbeides.

Frister årsoppgjør: Kunden skal levere all nødvendig dokumentasjon slik at årsoppgjør kan utføres innen lovbestemte frister.  Dokumentasjon til årsoppgjøret skal leveres til Regnskapsbyrået innen 1. mars hvert år.  Regnskapsbyrået står ikke ansvarlig for årsregnskap og ligningspapirer på kunder som ikke har overholdt frister for innlevering av nødvendig dokumentasjon. 

Kunden går igjennom og signerer skattemelding (ligningspapirer) som er overført av Regnskapsbyrået til Altinn. Kunden plikter å gi tilbakemelding til Regnskapsbyrået ved eventuell endring av informasjon.

Levering av skattemelding skjer innen lovbestemte frister.

Regnskapsbyrået er ikke ansvarlig for tvangsmulkt, tilleggsskatt, gebyrer eller renter som tilkommer som følger av Kundens brudd på Avtalen.  

 

Punkt 2.5 Kontroll av regnskap

Om Kunden ønsker å gjøre deler av regnskapet selv forventer Regnskapsbyrået at regnskapet er ajour og oppdatert innen 10 dager etter månedens utløp. 

Om Kunden skal bokføre og/eller avstemme selv innebærer Regnskapsbyråets kontroll at det tas stikkprøver og at man sjekker nøkkeltall for å se om regnskapet ser greit ut på et overordnet nivå, og korrigerer samtidig de feilene man eventuelt finner. Man sjekker ikke hvert enkelt bilag da dette vil ta omtrent like lang tid som om man skulle bokført alt selv. For at tjenesten skal være kostnadseffektiv vil Regnskapsbyrået ikke informere Kunden i detalj om hva som er korrigert, men endringene som er gjort vil være synlige i regnskapet. Dersom Kunden velger å gjøre løpende regnskapsjobb selv er Regnskapsbyrået pliktig å rapportere dette til Skatteetaten. Regnskapsbyrået bærer intet ansvar for kvaliteten i den forutgående regnskapsføringen (bokføringen) som saldobalansen bygger på om denne er utarbeidet av et annet regnskapskontor eller om Kunden bokfører/avstemmer sitt eget regnskap. Kunder som bokføre og/eller avstemmer selv har selv ansvar for å levere inn omsetningsoppgaver for sitt foretak.

Regnskapsbyrået er ikke ansvarlig for tvangsmulkt, tilleggsskatt, gebyrer eller renter som tilkommer som følger av Kundens brudd på Avtalen.  

 

  1. Taushetsplikt

Regnskapsbyrået har taushetsplikt etter regnskapsførerloven § 10 og kan ikke bringe videre opplysninger vedrørende regnskapet eller annet som det har blitt kjent med gjennom samarbeidet, unntatt hvor dette er tillatt i henhold til gjeldende lovgivning, herunder bl.a. ved kvalitetskontroll, ved skifte av regnskapsfører, som ledd i avtalt internkontroll med annet regnskapsbyrå, eller i tilfeller hvor Kunden gir sitt særskilte samtykke. Taushetsplikten skal ikke gjelde overfor Kundens valgte revisor.  Regnskapsbyrået kan etter eget skjønn og av eget tiltak alltid gi informasjon om forhold av betydning til person som etter lovgivning er tillagt personlig ansvar for Kundens regnskapsavleggelse.

 

  1. Honorar

Punkt 4.1 Satser

Regnskapsbyråets honorar beregnes etter Regnskapsbyråets til enhver tid gjeldende satser og beregningsmetoder. Ved endring i honorarsatsene/beregningsmetodene skal Kunden varsles før perioden endringen gjelder for påbegynnes.

Punkt 4.2 Erstatning

Økonomisk tap som følge av mislighold av denne Avtalen fra Regnskapsbyråets side, kan kreves erstattet av Kunden. Erstatningssummen kan imidlertid ikke overstige det totale honoraret Kunden har betalt for oppdraget de siste 12 månedene.

Punkt 4.3 Vilkår fastpris

Fastpris er et alternativ ment å gi kunder forutsigbare regnskapskostnader fra måned til måned.

Ved fastpris gjelder for det som anses som normalt månedlig regnskapsarbeid. For alt utover dette; spesielle prosjekter, drift utover det som er normalt for Kunden, ekstra rådgivning og lignende, faktureres et ekstra engangshonorar, eller gjeldende timesats for medgått tid, alt etter avtale.

Fastpris kan justeres av Regnskapsbyrået med en måneds varsel. Regnskapsbyrået kan flytte Kunden over på variabel pris med en måneds varsel.

Dersom det skulle vise seg at Regnskapsbyrået har utført jobb som ikke inngår i fastprisen, eksempelvis gjort jobb på en periode Kunden ikke har betalt for, kan dette etterfaktureres i ettertid. Regnskapsbyråets standard timespris vil da benyttes, fakturert per medgåtte tid.

For konsernstrukturer med flere firmaer i må det avtales en fastpris per firma.

 

  1. Oppsigelse

Denne Avtalen kan sies opp av partene med umiddelbar virkningen. Oppsigelsen skal være skriftlig og det skal klart fremgå av denne at den er en oppsigelse. Ved oppsigelse avslutter Regnskapsbyrået umiddelbart sitt arbeid, med mindre noe annet blir avtalt mellom Kunden og Regnskapsbyrået.

Regnskapsbyrået foretar lovpålagt kontroll på alle kunder to ganger i året. Dersom Avtalen sies opp før den halvårlige kontrollen er utført godtar Kunden at Regnskapsbyrået utfører denne kontrollen før kundeforholdet avsluttes. Denne kontrollen tar vanligvis 30 - 60 minutter.

 

  1. Bilag til Avtalen

Som bilag til denne Avtalen gjelder:

X

Mal basert på standard leveransevilkår for regnskapsoppdrag

X

Spesielle avtaleklausuler: Oppdrag der Kunden har ansvar for IKT-system

X

Databehandleravtale

X

Remitteringsoppdrag

Som bilag til denne Avtalen regnes også eventuelle senere daterte endringsbilag til Standard leveransevilkår, jf. Avtalens punkt 7.

Ved motstrid mellom Avtalen og bilag etter denne klausul, skal bilagene gå foran, med unntak av punktet om oppsigelse, hvor Avtalen går foran.

 

  1. Mal basert på standard leveransevilkår

Partene er kjent med og vedtar som en del av denne Avtalen en mal basert på standard leveransevilkår for regnskapsføringsoppdrag fastsatt av Regnskap Norge. Standard leveransevilkår regulerer blant annet forhold vedrørende:

  • Informasjonsplikt og regnskapsansvar
  • Oppbevaring
  • Opplysningsplikt overfor offentlige myndigheter
  • Behandling av personopplysninger
  • Oppsigelse og mislighold
  • Tilbakeholdsrett

Partene kan fravike bestemmelser i Standard leveransevilkår for regnskapsføringsoppdrag ved særskilt regulering i denne Avtalen.

Regnskapsbyrået plikter i alle tilfelle å utføre oppdraget i henhold til de til enhver tid gjeldende lover og regler, herunder regler som følger av standardene for God regnskapsføringsskikk, jf. www.regnskapnorge.no.

 

  1. Forhåndsfakturering

Regnskapsbyrået kan ta forhåndsbetalt og forhåndsfakturere Kunden.

 

  1. Reklamasjon og retting av feil

Ved en eventuell reklamasjon må Kunden fylle ut Regnskapsbyråets elektroniske reklamasjonsskjema. Regnskapsbyrået skal deretter få tilgang til Kundens regnskapssystem og mulighet til å rette opp eventuelle feil/mangler innen rimelig tid. Regnskapsbyrået er ikke ansvarlig for å dekke kostnader som påløper om Kunden engasjerer utenforstående/tredjepart til å rette eventuelle feil/mangler før Regnskapsbyrået selv har fått muligheten til det, i henhold til den første delen av dette punktet.

 

  1. Verneting

Eventuelle tvister mellom Partene skal være unntatt offentlighet så langt det lar seg gjøre. Tvister mellom partene behandles ved de ordinære domstoler. Partene vedtar som verneting Regnskapsbyråets ordinære verneting.

 

  1. Ansvarsfraskrivelse

Regnskapsbyrået står ikke ansvarlig for feil eller problemer som oppstår på grunn av tredjepartsleverandører, eksempelvis Altinn, Kundens regnskapssystem, og så videre.

 

Vedlegg 1: MAL BASERT PÅ STANDARD LEVERANSEVILKÅR FOR REGNSKAPSOPPDRAG

Fastsatt av Regnskap Norge som gjeldende fra 01.10.2017

Innhold

1.      PARTENES PLIKTER. 7

1.1         Oppdragets innhold. 7

1.2         Regnskapsforetakets plikter. 7

1.3         Kundens plikter. 7

1.4         Kommunikasjon og dokumentasjon. 7

1.5         Regnskapsmateriale. 7

1.6         Taushetsplikt. 8

2.      FULLMAKT OM TILGANG TIL OPPLYSNINGER OG LEVERING AV OPPGAVER. 8

3.      EIENDOMSRETT. 9

4.      MISLIGHOLD.. 9

4.1         Hva som anses som mislighold. 9

4.2         Varslings- og reklamasjon ved mislighold. 9

4.3         Konsekvenser av mislighold. 10

4.3.1      Tilbakeholdsrett. 10

4.3.2      Retting, omlevering og øvrige misligholdsbeføyelser. 10

4.3.3      Erstatning i kontrakt. 10

5.      VESENTLIG MISLIGHOLD.. 10

5.1         Heving. 10

5.2         Økonomiske konsekvenser ved heving. 11

6.      ANSVARSBEGRENSNING.. 11

7.      ENDRINGER OG TILLEGGSOPPGAVER. 12

8.      FORSIKRING.. 12

9.      TILSYN.. 12

10.    KONKURS. 12

11.    OVERDRAGELSE AV RETTIGHETER OG PLIKTER. 12

12.    OPPSIGELSE. 12

13.    HVITVASKINGSLOVEN.. 12

14.    MOTSTRID.. 13

15.    VERNETING.. 13

 

PARTENES PLIKTER

1.1 Oppdragets innhold

Det er Kunden som plikter å innlevere korrekte oppgaver og utarbeide rapporter etter lovgivningen. Regnskapsforetaket har kun påtatt seg å levere de tjenester som er regulert i oppdragsavtalen, basert på opplysninger fra kunden. Samarbeidet mellom partene er avhengig av god og fullstendig kommunikasjon og at kunden bidrar til korrekt faktum.

 

1.2 Regnskapsforetakets plikter

Regnskapsforetaket skal utføre de arbeidsoppgaver som er nødvendige for å levere de tjenester som følger av oppdragsavtalen, gjeldende lover, forskrifter og god regnskapsføringsskikk (GRFS).

Henvendelser fra Kunden skal besvares snarest mulig.

 

1.3 Kundens plikter

Kunden skal lojalt medvirke til at Regnskapsforetaket får gjennomført oppdraget.

Regnskapsmateriale som overleveres til Regnskapsforetaket skal være fullstendig og relatere seg til virksomheten. Frister fremgår av avtaledokument Oppdragsspesifikasjon.

Dersom det ikke klart fremgår av regnskapsmaterialet hvordan det skal behandles, skal Kunden uoppfordret gi nødvendig tilleggsinformasjon.

Regnskapsforetaket skal både før oppdraget påbegynnes og løpende ved behov underrettes om alt som kan ha betydning for utføringen av oppdraget. Kunden skal orientere Regnskapsforetaket om faktiske forhold som er nødvendig for at Regnskapsforetaket skal kunne utarbeide korrekte rapporter og oppgaver. I tillegg skal kunden opplyse om varsler og informasjon fra det offentlige som er relevant for oppdraget.   

Kunden skal så snart regnskapet, rapporter, skattemeldinger mv. er gjort tilgjengelig, gjennomgå disse og gjøre Regnskapsforetaket oppmerksom på mulige feil og mangler.

Henvendelser fra Regnskapsforetaket skal besvares snarest mulig.

 

1.4 Kommunikasjon og dokumentasjon

Alle henvendelser knyttet til oppdragsavtalen skal rettes til partenes utpekte representanter jf. oppdragsavtalen pkt. 4, eller medarbeidere som disse har utpekt.

Kommunikasjon skal som hovedregel skje elektronisk. Partene aksepterer at alle meldinger etter denne avtale kan sendes elektronisk til avtalt e-postadresse.

Begge parter skal sørge for forsvarlig kommunikasjon, oppbevaring og sikkerhetskopiering av dokumenter og annet materiale, som parten har ansvaret for og som er aktuelt for oppdraget.

 

1.5 Regnskapsmateriale

Dersom oppdraget innebærer at originalt regnskapsmateriale overlates til Regnskapsforetaket har Regnskapsførerforetaket kun ansvaret så lenge materialet etter avtalen skal befinne seg hos Regnskapsforetaket.

Regnskapsforetaket skal tilbakelevere Kundens regnskapsmateriale (bilag og dokumentasjon) innen seks måneder etter regnskapsårets slutt eller etter nærmere avtale.

Ved overlevering av regnskapsmateriale til Kunden, skal dokumentasjon og spesifikasjoner som foreligger elektronisk, utleveres i et allment tilgjengelig format. Bokførte opplysninger som skal holdes elektronisk tilgjengelig utleveres i regnskapssystemets filformat eller standard dataformat for elektronisk regnskapsmateriale (SAF-T).

Øvrig regnskapsmateriale overleveres på sitt opprinnelige medium. Original materiale på papir som er skannet overleveres kun elektronisk.

Etter opphør av oppdraget har Regnskapsforetaket plikt til å utlevere Kundens regnskapsmateriale, jf. punkt 3. Avstemmingsdokumentasjon utleveres på forespørsel fra Kunden. Regnskapsforetaket har krav på honorar etter medgått tid, samt betaling til eventuelle underleverandører, for konvertering og utlevering av regnskapsmateriale.

Dersom ikke annet er avtalt skal Kunden straks overta regnskapsmaterialet ved opphør av oppdraget. Dersom Kunden ikke har overtatt sitt regnskapsmateriale innen 90 dager etter skriftlig varsel fra Regnskapsforetaket, anses Kunden å ha oppgitt regnskapsmaterialet og sine rettigheter og plikter knyttet til dette. Dette innebærer etter GFRS 4.7 bl.a. at Kunden da anses for å ha gitt samtykke til at Regnskapsforetaket uten ytterligere varsel kan makulere, slette eller destruere alt regnskapsmateriell, inkl. eventuelle sikkerhetskopier for Kundens regning og risiko.

For perioden fra skriftlig varsel fra Regnskapsforetaket er sendt, og frem til makulering, sletting eller destruering av regnskapsmateriale finner sted, kan Regnskapsforetaket kreve betaling for eventuelle oppbevaringskostnader, herunder lisenskostnader.

 

1.6 Taushetsplikt

Regnskapsforetakets taushetsplikt følger av regnskapsførerloven § 10. 

Begge parter skal behandle informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med oppdraget konfidensielt, og slik at informasjon ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den annen part.

Taushetsplikten hindrer ikke at Regnskapsforetaket gir opplysninger om oppdraget til Kundens valgte revisor eller annen person som etter lovgivningen har personlig ansvar for Kundens regnskapsavleggelse.

Taushetsplikten gjelder også etter at avtalen er opphørt.

Regnskapsforetaket skal sørge for at underleverandører og medhjelpere som bistår i utførelsen av oppdraget pålegges tilsvarende taushetsplikt

 

  1. FULLMAKT OM TILGANG TIL OPPLYSNINGER OG LEVERING AV OPPGAVER

Oppdragsansvarlig og daglig leder gis ved denne avtale fullmakt til å innhente:

  • Regnskapsopplysninger fra relevante tredjepersoner, herunder reskontroopplysninger og bankkontoutskrifter.
  • Samtlige relevante opplysninger for utfylling av offentlige oppgaver, herunder laste ned elektroniske data til relevant programvare hos Regnskapsforetaket.

Oppdragsansvarlig og daglig leder gis i tillegg, når det inngår som en del av oppdraget, fullmakt til å:

  • Fylle ut og sende inn offentlige oppgaver via Altinn eller annen innleveringsportal den eller de aktuelle oppgaveetatene har. Dette inkluderer å signere oppgaven(e) på vegne av Kunden. Slik signatur kan bare skje der Regnskapsforetaket mener at det ikke er i strid med god regnskapsførerskikk og foretaket ikke har grunn til å betvile oppgavens grunnlag eller riktighet.
  • Utlevere reskontroopplysninger til kunde og leverandører til Kunden.

Ved signering på vegne av Kunden bekrefter fullmektig at innsendte oppgaver stemmer med registrerte og dokumenterte opplysninger, og at opplysningene så langt fullmektigen kjenner til stemmer med de faktiske forhold.

Oppdragsansvarlig og daglig leder har rett til å delegere alle forhold som er regulert i denne fullmakt videre til andre ansatte i Regnskapsforetaket ved skriftlig fullmakt. Dersom kunden ønsker det kan fullmakten kreves fremlagt.

Fullmakten gjelder fra inngåelse av denne avtale og inntil oppdraget opphører, eller fullmakten er skriftlig tilbakekalt.

 

  1. EIENDOMSRETT

Kunden har eiendomsrett til eget innlevert materiale. Kunden har også eiendomsrett til ferdigstilte og ikke-ferdigstilt regnskapsmateriale som Regnskapsforetaket har utarbeidet for Kunden.

Regnskapsmateriale og annet som Regnskapsforetaket har utarbeidet som del av oppdraget har Regnskapsforetaket plikt til å utlevere med mindre reglene om tilbakeholdsrett kommer til anvendelse.

Regnskapsforetaket beholder rettighetene til egne verktøy og metodegrunnlag. Regnskapsforetaket kan også utnytte generell kunnskap (know-how) som er tilegnet i forbindelse med oppdraget dersom dette ikke innebærer brudd mot taushetsplikten eller god forretningsskikk.

 

  1. MISLIGHOLD

4.1 Hva som anses som mislighold

Det foreligger mislighold dersom en av partene eller noen denne er ansvarlig for ikke oppfyller sine forpliktelser etter avtalen og dette ikke skyldes forhold som den annen part er ansvarlig for, eller manglende leveranse skyldes lovlig leveransehindring (force majeure).

Enhver feil eller misforståelse i den løpende oppdragsutførelsen er ikke nødvendigvis avtalerettslig mislighold. Oppdragsutførelsen krever et løpende og gjensidig samarbeid mellom Partene, og vanlige lojalitetsregler mellom profesjonelle parter gjelder. Opprettinger og feilrettinger er en nødvendig del av dette samarbeidet og anses ved et normalt omfang ikke som mislighold. Det forutsettes at feil rettes så snart oppdraget gir grunnlag for det.

 

4.2 Varslings- og Reklamasjon ved mislighold

Dersom Partene ønsker å gjøre mislighold gjeldende mot den annen part, må skriftlig reklamasjon fremmes uten ugrunnet opphold etter at misligholdet er oppdaget eller burde vært oppdaget. Reklamasjonen skal tydelig være benevnt "reklamasjon", samt angi hva avtalebruddet anføres å bestå i og hvilke misligholdsbeføyelser Parten ønsker å påberope seg. Partene skal gis en rimelig frist til å bringe forholdet i orden før misligholdsbeføyelser iverksettes.

 

4.3 Konsekvenser av mislighold

4.3.1 Tilbakeholdsrett

Ved Kundens mislighold kan Regnskapsforetaket stanse arbeidet og/eller utøve tilbakeholdsrett i resultatet av oppdraget inntil misligholdet opphører.

Regnskapsførervirksomheten kan ikke utøve tilbakeholdsrett i regnskapsmateriale som er mottatt fra oppdragsgiver, selv om honorar for utført arbeid ikke er betalt. Det samme gjelder regnskapsmateriale utarbeidet av regnskapsførervirksomheten som Kunden har betalt for.

Kunden har risikoen for fristoversittelser som følge av sitt mislighold. Når Kundens mislighold opphører, kan Regnskapsforetaket mot tilleggshonorar velge å utføre oppdraget med økt innsats eller utover normal arbeidstid slik at fristoversittelser fortrinnsvis unngås.

Ved Regnskapsforetakets mislighold kan Kunden holde betalingen tilbake, men ikke mer enn det som er nødvendig for å sikre Kundens krav som følge av misligholdet.

4.3.2 Retting, Omlevering og øvrige misligholdsbeføyelser

Ved mislighold har partene de ordinære misligholdsbeføyelser etter deklaratorisk bakgrunnsrett. Hvis Regnskapsforetakets tjenesteleveranse er mangelfull har Regnskapsforetaket således rett til å møte et krav om prisavslag, heving og/eller erstatning med krav om omlevering og retting. Kunden skal lojalt medvirke til rettingen.

4.3.3 Erstatning i kontrakt

En part kan kreve erstattet ethvert direkte tap, i henhold til alminnelig kontraktsrettsrett.

Som direkte tap regnes merkostnader ved dekningskjøp, tap som skyldes merarbeid og andre direkte kostnader i forbindelse med forsinkelse, mangel eller annet mislighold.

Erstatning for indirekte tap kan ikke kreves. Indirekte tap omfatter, men er ikke begrenset til, tapt fortjeneste av enhver art, tapte besparelser og tap av data.

 

  1. VESENTLIG MISLIGHOLD

5.1 Heving

Dersom det foreligger vesentlig mislighold kan den andre parten heve hele eller deler av avtalen. Før heving gjennomføres må den hevende part redegjøre for misligholdet samt varsle om at heving påberopes.

Regnskapsforetaket anses vesentlig å ha misligholdt avtalen dersom:

  • Utførelse av oppdraget avviker vesentlig fra de regler som gjelder for de tjenester som Regnskapsforetaket etter oppdragsavtalen har påtatt seg å utføre.
  • Regnskapsforetakets frist for levering ikke er overholdt, og det fortsatt ikke er levert innen en uke etter at skriftlig varsel er mottatt fra Kunden, og fristovertredelsen ikke skyldes forhold på Kundens side

Kunden anses vesentlig å ha misligholdt avtalen dersom:

  • Kunden ikke har betalt forfalt honorar med tillegg av renter innen 14 dager fra Regnskapsforetakets purring.
  • Regnskapsforetaket ikke gis mulighet til å utføre sitt oppdrag på en forsvarlig måte, ved at Regnskapsførerforetaket ikke får nødvendig dokumentasjon.
  • Regnskapsforetaket blir forsøkt pålagt å utføre oppdraget i strid med lover og regler.

Dersom en av partene urettmessig stenges ute, eller på annen måte hindrer den andre partens tilgang til IT-systemet slik dette er regulert i avtaledokument Bruk av IT-systemer i fellesskap, regnes også dette som vesentlig mislighold.

Videre anses det som vesentlig mislighold dersom Kunden bevisst utfører registreringer mv. i systemet for å unndra skatt eller avgift og som er i strid med gjeldende regelverk.

5.2 Økonomiske konsekvenser ved heving

Ved heving kan den som hever avtalen ha krav på erstatning.

Der Kunden vesentlig misligholder oppdragsavtalen, og Regnskapsforetaket krever å heve avtalen, vil Regnskapsforetaket ha krav på erstatning med minst tre ganger månedlig regnskapshonorar. Månedlig regnskapshonorar som kan kreves erstattet ved heving skal som hovedregel fastsettes til gjennomsnittlig månedshonorar for siste 12 måneder. Dersom honoraret for etterfølgende tre måneder ville blitt høyere enn gjennomsnittlig månedshonorar, kan dette legges til grunn for erstatningskravet. 

 

  1. ANSVARSBEGRENSNING

Regnskapsforetaket kan ikke holdes ansvarlig for forhold som er utenfor Regnskapsforetakets kontroll. Regnskapsforetaket fraskriver seg ethvert ansvar for tap som skyldes Kunden eller tredjeparter. 

Regnskapsforetaket er uten ansvar dersom regnskapet eller annen pliktig rapportering til det offentlige skulle bli feilaktig eller forsinket innlevert, som følge av uriktig, mangelfull eller forsinket leveranse av regnskapsdokumentasjon eller annen informasjon fra Kunden eller tredjeparter.

Ved felles bruk av IT-systemer er Regnskapsforetaket heller ikke ansvarlig for eventuelle endringer, tillegg eller slettinger av registrerte opplysninger som gjennomføres av Kunden i IT-systemet. Dette omfatter også eventuelle konsekvenser dersom dette medfører feil eller forsinkelser i Kundens regnskap, pliktig regnskapsrapportering og/eller andre offentlige oppgaver mv.

Regnskapsforetaket fraskriver seg også ethvert ansvar for feil eller mangler ved IT-system, kommunikasjon, datasikkerhet, manglende vedlikehold, sikkerhetskopi, rekonstruksjon eller andre forhold som ikke er forårsaket av regnskapsforetaket.

Med mindre Regnskapsforetaket har utvist grov uaktsomhet eller forsett, er Regnskapsforetakets samlede økonomiske ansvar begrenset til 1 ganger årlig regnskapshonorar, oppad begrenset til 1 MNOK.

 

  1. ENDRINGER OG TILLEGGSOPPGAVER

Hvis Regnskapsforetaket mener at oppdragets innhold eller omfang endres etter avtaleinngåelse, skal dette tas opp med Kunden.

Endringer og tilleggsoppgaver skal avtales skriftlig. Ved endringer av mindre betydning er det tilstrekkelig at Regnskapsforetaket gir en ensidig skriftlig beskrivelse av endringen til Kunden.

Regnskapsforetaket er ansvarlig for å holde oversikt over alle endringer og tilleggsoppgaver til oppdragsavtalen, og skal på forespørsel sende Kunden oppdatert avtaledokument Endringsoversikt.

 

  1. FORSIKRING

Regnskapsforetaket skal ha profesjonsansvarsforsikring som dekker det avtalte regnskapsoppdraget.

 

  1. TILSYN

Regnskapsforetaket er underlagt tilsyn og faglige kvalitetskontroller fra Finanstilsynet og bransjeorganisasjon.

Kunden skal gi Regnskapsforetaket, Finanstilsynet og bransjeorganisasjon tilgang til relevant materiale og fullt innsyn i fysiske og elektroniske arkiv som dokumenterer regnskapsforetakets arbeid, herunder nødvendig tilgang til IT-systemene.

 

  1. KONKURS

Hvis det åpnes gjeldsforhandlinger, akkord eller konkurs hos Kunden, eller Kunden blir klart insolvent, har Regnskapsforetaket rett til å heve avtalen med øyeblikkelig virkning, så fremt ikke annet følger av ufravikelig lov.

 

  1. OVERDRAGELSE AV RETTIGHETER OG PLIKTER

Regnskapsforetaket kan bare overdra sine avtalemessige rettigheter og plikter etter skriftlig samtykke fra Kunden. Samtykke kan ikke nektes uten saklig grunn.

Retten til honorar etter denne avtalen kan likevel fritt overdras.

 

  1. OPPSIGELSE

Partene kan si opp avtalen umiddelbart.

Eiendomsrett til regnskapsmateriale er regulert i punkt 3 og utleveringsplikten er regulert i GRFS 4.7.

 

  1. HVITVASKINGSLOVEN

Kunden er informert om at Regnskapsforetaket er underlagt Hvitvaskingsloven.

 

  1. MOTSTRID

Ved motstrid mellom Standard leveransevilkår og andre avtaler som inngår i oppdragsavtalen, skal de andre avtalene gå foran når dette tydelig fremgår, under forutsetning av at det avtalte ikke er i strid med lov, forskrift eller god regnskapsføringsskikk (GRFS).

 

  1. VERNETING

Partenes rettigheter og plikter etter denne avtalen bestemmes i sin helhet av norsk rett. Regnskapsforetakets hjemting er verneting.      

 

                     

Vedlegg 2: Spesielle avtaleklausuler

- oppdrag der Kunden har ansvar for IKT-system

 

1.      Generelt

Dette bilag kommer til anvendelse fordi Regnskapsbyrået utfører et regulært regnskapsoppdrag på IKT-system som er helt eller i det vesentligste driftet av Kunden selv, eller noen Kunden er ansvarlig for.

Dersom det er avtalt at oppdraget helt eller delvis skal utføres via telenettet ved at regnskapsmaterialet lagres på en server hos en utenforstående ASP-leverandør skal det være inngått avtale mellom Kunden og ASP-leverandøren om drifting av serveren. Kunden har ansvaret for å utarbeide rutiner for Regnskapsbyråets overføring av regnskapsmateriale.

 

2.      IKT- og systemansvar

Partene skal opptre aktsomt og i samsvar med god skikk ved elektronisk lagring, bruk og kommunikasjon av alt regnskapsmateriale og andre opplysninger de får om den annen part i forbindelse med avtaleforholdet.

For det tilfellet at Kunden har utarbeidet særskilte sikkerhetsprosedyrer og sikkerhetsinstrukser som også skal gjelde for Regnskapsbyråets personell, skal denne vedlegges dette avtalebilag.

Regnskapsbyrået har ikke uten eget uttrykkelig rettsgrunnlag ansvar for Kundens lisensrettigheter, brukerrettigheter eller annet for at Kunden lovlig skal kunne benytte sitt eget IKT-system.

Kunden har ansvaret for IKT-systemet, herunder at det er operativt, sikkert og tilrettelagt for bruk med tilstrekkelig brukerdokumentasjon, slik at Regnskapsbyrået kan utføre sitt oppdrag i henhold til Oppdragsavtalen. 

 

3.      Lagring av bokførte/registrerte opplysninger og oppbevaring av regnskapsmateriale mv.

Kunden er ansvarlig for at alle opplysninger/regnskapsmateriale mv. som Regnskapsbyrået overfører til systemet blir lagret og oppbevart på en ordnet og betryggende måte, og i samsvar med kravene i bokføringsloven § 13 og § 13b, uavhengig av det medium materialet lagres eller oppbevares på. Kunden har videre ansvar for at det blir opprettet en godkjent brannmur/sikkerhetsløsning. Regnskapsbyrået er likevel ansvarlig dersom de ikke har fulgt Kundens utarbeidede rutiner for overføring av materiale, jf. punkt 2. Kunden bærer selv risikoen for at alt regnskapsmateriale som legges inn i serveren er maskinlesbart for senere bruk og gjengivelse.

Regnskapsbyrået skal, så langt det faller innenfor naturlig bruk av IKT-systemet, medvirke til at Kunden kan oppfylle sine plikter i samsvar med dette bilag.

Regnskapsbyrået har ikke ansvar for elektronisk materiale som går tapt som følge av feil eller mangler ved Kundens maskiner, programvare eller vedlikehold av dette.

 

4.      Tilgang til registrerte opplysninger/regnskapsmateriale

I det oppdraget utføres på Kundens IKT-system, anses Kunden for å ha full tilgang til alle bokførte/registrerte opplysninger og regnskapsmateriale som er lagret i IKT-systemet. 

I forbindelse med heving/oppsigelse av avtalen skal Regnskapsbyrået overlevere eventuelt regnskapsmateriale som ikke tidligere er kommet i Kundens besittelse, med mindre punktet om tilbakeholdsrett i Standard leveransevilkår kommer til anvendelse. 

 

5.     Periodiske regnskapsrapportering

Kunden har tilgang til regnskapsrapporter i eget regnskapsprogram og vil etter behov ta ut nødvendige periodiske regnskapsrapporter.

 

6.      Reklamasjons- og meldingsregler

Partene skal lojalt varsle hverandre om forhold av betydning for å kunne etterleve Oppdragsavtalen med bilag samt andre forhold av betydning for bruk og drift av IKT-systemet. Dersom Regnskapsbyrået under utførelse av oppdraget blir kjent med forhold som tilsier at Kunden vesentlig ikke kan oppfylle sine plikter etter Oppdragsavtalen med bilag, skal Regnskapsbyrået underrette Kunden skriftlig med en kortfattet beskrivelse av de problem Regnskapsbyrået er blitt kjent med.

 

7.      Særlig om honorar

Dersom annet ikke er avtalt har Regnskapsbyrået krav på honorar for nødvendig IKT-spesifikk opplæring av egne medarbeidere i bruk av Kundens system. Videre har Regnskapsbyrået krav på vederlag for tid og merarbeid der arbeid ikke lar seg utføre grunnet manglende operativitet i IKT-systemet.

 

8.      Faglige kvalitetskontroller

Av hensyn til begge parters behov for til enhver tid å tilsikre regnskapets kvalitet, samtykker Kunden i at Regnskapsbyrået kan gi tilgang til utpekte kontrollører på vegne av Regnskapsbyrået, offentlige myndigheter (Finanstilsynet) eller Regnskap Norge. Kontrollørene gis fullt innsyn i det arbeid som er utført eller under utførelse. Kontrollørene vil være pålagt taushetsplikt etter eget rettsgrunnlag i samme omfang som Regnskapsbyråets representanter.

 

9.      Endringer i avtaleforholdet

For det tilfelle partene ønsker å endre dette bilagets innhold skal det skje ved samme fremgangsmåte som etter Oppdragsavtalen punkt

                                                                   

Vedlegg 3: Databehandleravtale

BAKGRUNN

Det har blitt inngått en Oppdragsavtale ("Avtalen") mellom Synega Regnskap AS ("Regnskapsbyrået") og kunden ”Kunden” (hver en "Part", i fellesskap "Partene").

Gjennomføring av oppdraget innebærer at Regnskapsbyrået behandler personopplysninger på vegne av Kunden. Regnskapsbyrået opptrer derved som databehandler for den behandlingsansvarlige Kunden. 

Denne databehandleravtalen ”Databehandleravtalen” har til hensikt å regulere Regnskapsbyråets behandling av personopplysninger på vegne av Kunden, og derved sikre at behandlingen skjer i samsvar med personopplysningsloven (LOV-2018-06-15-38), herunder EUs personvernforordning (EU/2016/679), og senere lovgivning som erstatter eller supplere disse ("Personopplysningsregelverket").

Definisjonene i personvernforordningen artikkel 4 gjelder for tilsvarende for begreper brukt i denne Databehandleravtalen.

 

BEHANDLINGENS FORMÅL OG ART

Formålet med Regnskapsbyråets behandling av personopplysninger er å gjennomføre regnskapsoppdraget i samsvar med Avtalen, herunder Regnskap Norges standard leveransevilkår for regnskapsoppdrag ("Standardvilkårene").

I Vedlegg 1 i dette dokumentet beskrives de konkrete formålene med behandlingene, samt de kategorier personopplysninger og registrerte som omfattes.       

Databehandleravtalen gjelder ikke for behandling av personopplysninger som utføres for Regnskapsbyråets egne formål. Dette omfatter også behandlinger som er nødvendige for å oppfylle plikter som Regnskapsbyrået er pålagt gjennom lov. For slike behandlinger er Regnskapsbyrået selv behandlingsansvarlig.

 

REGNSKAPSBYRÅETS PLIKTER

  1. Rådighetsforbud og varslingsplikt

Regnskapsbyrået skal bare behandle personopplysninger i tråd med dokumenterte instrukser fra Kunden, herunder i Avtalen og i denne Databehandleravtalen og dens vedlegg.

Dersom Regnskapsbyrået mener at en instruks fra Kunden, jf. første avsnitt, er i strid med Personopplysningsregelverket skal Kunden varsles om dette.

Regnskapsbyrået må uten ugrunnet opphold varsle Kunden dersom Regnskapsbyrået ikke vil være i stand til å overholde sine forpliktelser etter denne Databehandleravtalen.

 

  1. Utlevering og taushetsplikt

Regnskapsbyrået skal ikke levere ut Personopplysninger til Tredjeparter, med mindre Kunden på forhånd har samtykket skriftlig til slik utlevering, eller det foreligger en lovpålagt plikt for Regnskapsbyrået til å utlevere personopplysningene. Utlevering til andre databehandlere skal skje i samsvar med vilkårene i denne Databehandleravtalen pkt. 4

Bestemmelsen om taushetsplikt i Standardvilkårene pkt. 1.6 gjelder også for personopplysninger som behandles i medhold av Avtalen. 

 

  1. Informasjonssikkerhet og avviksmeldinger

Regnskapsbyrået skal treffe alle tiltak som er nødvendige for å etablere et egnet sikkerhetsnivå ved behandlingen i samsvar med kravene i personvernforordningen artikkel 32. Tiltakene skal dokumenteres. 

Regnskapsbyrået skal uten ugrunnet opphold varsle Kunden om ethvert brudd på personopplysningssikkerheten som har medført en hendelig eller ulovlig tilintetgjørelse, tap, endring, uautorisert utlevering av eller tilgang til personopplysningene som behandles i medhold av denne Databehandleravtalen. Varselet skal inneholde de opplysninger som kreves etter personvernforordningen artikkel 33 nr. 3.  

Regnskapsbyrået skal straks iverksette tiltak for å hindre eller begrense konsekvensene av sikkerhetsbruddet.

 

  1. Bistandsplikt

Regnskapsbyrået skal gi Kunden bistand med å etterleve kravene i personvernforordningen artikkel 32 til 36 om informasjonssikkerhet.

Regnskapsbyrået skal også bistå Kunden med å oppfylle Kundens plikt til å svare på henvendelser fra registrerte som ønsker å utøve sine rettigheter etter forordningen. Regnskapsbyrået skal ikke selv besvare slike henvendelser, men uten ugrunnet opphold videresende henvendelsen til Kunden eller henvise den registrerte til selv å kontakte Kunden direkte.   

  

  1. Tilgang til informasjon og sikkerhetsrevisjoner

Regnskapsbyrået skal på forespørsel gi Kunden tilgang til all informasjon og dokumentasjon som er nødvendig for å påvise at behandlingen skjer i samsvar med denne Databehandleravtalen og Kundens instrukser.

Dersom Kunden avdekker avvik skal Regnskapsbyrået uten ugrunnet opphold iverksette korrigerende tiltak.

 

VILKÅR FOR BRUK AV ANDRE DATABEHANDLERE

Kunden samtykker til at Regnskapsbyrået overlater personopplysningene som behandles i medhold av Avtalen til andre databehandlere (underleverandører) som er angitt i Vedlegg 2 i dette dokumentet.

Før nye databehandlere engasjeres i behandlingen skal Kunden gis et skriftlig varsel, senest to uker før, personopplysningene overlates til den nye databehandleren. Varselet skal inneholde opplysninger om hvor behandlingen vil finne sted, jf. denne Databehandleravtalens pkt. 5.

Kunden skal kunne protestere mot at personopplysningene overlates til nye databehandlere. I så fall skal Partene lojalt forsøke å enes om en løsning som er akseptabel for begge Parter. Dersom dette ikke fører frem kan Avtalen sies opp av begge Parter, i samsvar med Standardvilkårene pkt. 12.  

Regnskapsbyrået skal inngå en skriftlig avtale med sine databehandlere. Denne avtalen skal pålegge databehandlerne de samme forpliktelsene som Regnskapsbyrået selv har i medhold av denne Databehandleravtalen. Regnskapsbyrået er fullt ut ansvarlig overfor Kunden, for den behandlingen som Regnskapsbyråets databehandlere gjør.

 

VILKÅR FOR OVERFØRING UT AV EU/EØS-OMRÅDET

Personopplysninger kan bare overføres til land utenfor EU/EØS-området, dersom Kunden har gitt et forhåndssamtykke til det.

Kunden samtykker til overføring ut av EU/EØS-området som skjer i forbindelse med at personopplysningene overlates til eksisterende databehandlere, på de vilkår som er angitt i Vedlegg 2 i dette dokumentet.

Som forhåndssamtykke etter denne bestemmelsen regnes også manglende innsigelser mot at behandlingen overlates til en databehandler som behandler personopplysningene utenfor EU/EØS-området, jf. denne Databehandleravtalen pkt. 4.

 

SLETTING OG TILBAKEFØRING AV PERSONOPPLYSNINGER

Ved Avtalens opphør plikter Regnskapsbyrået å tilbakelevere, slette eller anonymisere alle personopplysninger i samsvar med Kundens nærmere instrukser på opphørstidspunktet. Partene skal lojalt enes om den praktiske gjennomføringen av denne plikten som ivaretar begge Parters behov for å oppfylle lovpålagte krav og sikre daglig drift.     

Sletteplikten gjelder uansett ikke personopplysninger som inngår i Regnskapsbyråets egen oppdragsdokumentasjon, jf. denne Databehandleravtalen. 

 

DATABEHANDLERAVTALENS VARIGHET OG ENDRINGER

Databehandleravtalen gjelder så lenge Regnskapsbyrået behandler personopplysninger på vegne av Kunden. Taushetsplikten gjelder på ubestemt tid. 

Databehandleravtalen kan endres ved behov og enighet mellom partene i samsvar med Standardvilkårene pkt. 7.

 

MEDDELELSER OG ANNEN KOMMUNIKASJON

Meddelelser og annen kommunikasjon etter denne databehandleravtalen skal skje i samsvar med Standardvilkårene pkt. 1.4.

 

LOVVALG OG VERNETING

Lovvalg og verneting er regulert i Standardvilkårene pkt. 15.

Vedlegg 1 til Databehandleravtale: Kategorier personopplysninger og behandlingsformål

Personopplysning

Formål med opplysningen

For- og etternavn

Identifikasjon for korrekt utbetaling av lønn og godtgjørelser herunder reiseregninger og utlegg. Identifikasjon for hendelser relatert til arbeidsforholdet og identifikasjon ved annen pliktig offentlig innrapportering.

Adresse privat

Kommunikasjon.

Adresse arbeidssted

Offentlig og intern rapportering.

Statsborgerskap

A-melding og sikre korrekte ytelser og trekk.

Bostedsland

A-melding og sikre korrekte ytelser og trekk.

Telefonnummer (fast)

Kommunikasjon.

Telefonnummer (mobil)

Kommunikasjon.

E-postadresse

Kommunikasjon.

Fødselsdato / nummer

Identifikasjon for utbetaling av lønn og godtgjørelser herunder reiseregninger og utlegg, arbeidsforhold, annen pliktig offentlig innrapportering.

Kjønn

Statistikkformål for styrets årsberetning, intern rapportering mv.

Ansattnummer / ArbeidsforholdsID

A-melding. Intern identifikasjon og kategorisering for tilordning i avdeligsregnskap mv.

Kontonummer i bank

Sikre korrekt utbetaling av lønn og andre ytelser.

Sivilstatus

Sikre korrekte ytelser og trekk som påvirkes av sivilstatus.

Ektefelle, herunder navn og fødselsnummer

Sikre korrekt skattemessig innrapportering av lønnsforhold, formuesforhold mv.

Pårørendeinformasjon

Kommunikasjon med pårørende om særskilte forhold ved akutt sykdom, dødsfall mv.

Stillingsbetegnelse / yrkeskode

A-melding og sikre korrekt utbetaling lønn.

Stillingsnivå, herunder stillingsprosent og timer pr uke. Dato for siste endring.

A-melding og sikre korrekt utbetaling lønn.

Arbeidstidsordning

A-melding og sikre korrekt utbetaling lønn.

Yrkesopplysninger av betydning for lønns og arbeidsvilkår

A-melding og sikre korrekt utbetaling lønn.

Utdannelse og praksis, herunder lønnsansiennitet.

A-melding og sikre korrekte ytelser og trekk.

Medlemskap i fagforeninger og andre yrkesrelaterte foreninger.

Sikre korrekte ytelser og trekk.

Dekket av tariffavtale, herunder lønnstrinn

Sikre korrekte ytelser og trekk.

Lønns- og provisjonsopplysninger, herunder avlønningstype og siste dato for avlønning.

A-melding og sikre korrekt utbetaling lønn.

Pensjonsopplysninger

Sikre korrekt pensjonsinnbetaling og pensjonsytelse.

Skattetrekksopplysninger

Sikre korrekt skattetrekk.

Forsikringsforhold, herunder dekningsomfang og nødvendige helseopplysninger (egenerklæringer mv).

Sikre korrekt forsikringsdekning etter avtale mellom arbeidsgiver og forsikringsselskap.

Fravær og permisjoner, herunder type og varighet.

Sikre korrekte ytelser og trekk. Offentlig innrapportering av sykepenger, permisjonsgodtgjørelse mv.

Ansettelses- og sluttdato, herunder start- og sluttdatoer ved fusjon og fisjon.

A-meldingen, lønnsberegninger og forsikringsordninger. Følge opp jubileum mv.

Sluttårsak, herunder oppsigelse og dødsfall.

Sikre korrekte ytelser og trekk. Statistiske formål.

Firmabil og andre naturalytelser.

Sikre korrekt regnskapsrapportering og innberetning av fordel. Forsikringsdekningsformål.

Eierandeler i selskap.

Aksjonærregstermeldinger.

Rolle i selskap.

Sikre korrekte ytelser og trekk. Interne rapporteringsformål. A-melding. Sikre korrekte opplysninger i årsregnskapet.

Vilkår i aksjonæravtaler.

Sikre korrekt behandling aksjonærer i mellom.

Eiendeler i samboerskap.

Sikre korrekt innberetning av skattemessige formål.

Gjeld / fordringer overfor arbeidsgiver, herunder vilkår for mellomregningen.

Sikre korrekt inn- og utbetaling samt avregning av renter og gebyrer.

Informasjon i regnskapsdokumentasjon om ansattes atferdsmønster, herunder kjøp av varer og tjenester og bevegelsesmønster.

Godtgjørelse av utlegg pådratt i næringsvirksomhet eller føring av private utgifter på privatkonto.

 

Kategorier av registrerte vil kunne inkludere:

  • Ansatte, vikarer eller midlertidig ansatte hos Kunden.
  • Personlige kunder hos Kunden.
  • Eiere av Kundens virksomhet.
  • Styremedlemmer hos Kunden.

Kommunikasjon over epost og telefon:

Alle telefonsamtaler til og fra Regnskapsbyrået blir lagret i 1 år, for kvalitets-, dokumentasjons- og opplæringsformål.

 

Vedlegg 2 til Databehandleravtale: Oversikt over Databehandlere (underleverandører)

 

Databehandlers navn og kontaktinformasjon

Behandlingssted (land)

Eventuelt overføringsgrunnlag ved overføring ut av EU/EØS

DigitalOcean Inc.

support@support.digitalocean.com

Nederland

 

ServeTheWorld AS

Morten Repshus

morten@servetheworld.net

+47 23126102

Norge

 

Jotta AS

Reiulf Johansen

reiulf@jotta.no

+47 952 25 555

Norge

 

Amazon Web Services, Inc.

aws-drp@amazon.com

Tyskland

 

Idfy AS

Stein Olav Davidsen

stein@idfy.io

+47 55 08 90 80

Norge

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Aktuelle overføringsgrunnlag etter denne databehandleravtalen er:

  1. Landet er godkjent av EU.
  2. Inngåelse av EUs standardkontrakter.
  3. Mottaker er Privacy Shield sertifisert (kun USA).

 

 

Vedlegg 4: Remitteringsoppdrag

Betalingsoppdrag | Regnskap Norge 2017, versjon 2 (okt. 2017)

(Merk: Gjelder kun for kunder som har bestilt remittering.)

 

  1. FORMÅL

Formålet med dette dokumentet er å spesifisere betalingsoppdraget og hvilke rutiner som gjelder for Kunden og for Regnskapsbyrået.

 

  1. OPPDRAGETS OMFANG

 

(x)

Oppdrag, spesifisert

(betalingsgrunnlagene)

Betalings frekvens

Frister for Kunden

Frister for Regnskapsbyrået

 

Inngående fakturaer mv.

Ukentlig

Etter avtale

Etter avtale

 

Merverdiavgift

2- mnd.

Etter avtale

Etter avtale

 

Lønn til arbeidstakere

Månedlig

Etter avtale

Etter avtale

 

Arbeidsgiveravgift

2- mnd.

Etter avtale

Etter avtale

 

Skattetrekk og utleggstrekk

2- mnd.

Etter avtale

Etter avtale

 

Andre krav, spesifisert

 

Etter avtale

Etter avtale

 

  1. FULLMAKTSFORHOLD

Remitteringsoppdrag er et vedlegg til oppdragsavtalen og følger fullmakt iht. denne.

Remitteringsoppdrag gir ikke Regnskapsbyrået tilgang til Kundens bankkonto utover innsynsrett.

Remitteringsoppdraget gjelder kun overføring av betalingsfiler til godkjenning av kunde i Kundens nettbank. Regnskapsbyrået foretar ingen betaling direkte fra Kundens bankkonto.

 

  1. Rutiner og anvarsforhold

 

  1. Oversendelse av betalingsgrunnlag

Kunden skal levere betalingsgrunnlagene i henhold til frist angitt i punkt 2.

Det skal klart fremgå hvis det er leverandører som skal behandles spesielt med hensyn til kontantrabatter, akontobetalinger, fradrag for kreditnotaer og frigivelse eller stopp av poster som skal avventes for utbetaling.

Kunden plikter også å informere Regnskapsbyrået om endringer i avtaler som danner grunnlag for faste utbetalinger.

Inngår betaling av merverdiavgift og/eller skatt og arbeidsgiveravgift i oppdraget, besitter Regnskapsbyrået selv betalingsgrunnlaget. Dette anses som godtatt av Kunden ved godkjenning av remitteringsfil i nettbank.

Øvrige betalingsgrunnlag anses som godkjent av Kunden når de er skannet til Kundens økonomiprogram. Kunden foretar selv skanning til eget økonomiprogram. Kunden skal gi tilbakemelding til Regnskapsbyrået omgående, hvis det er avvik i betalingsgrunnlag som er oversendt til nettbank for godkjenning.

 

  1.  Klargjøre betalingsgrunnlagene

Regnskapsbyrået skal klargjøre betalingsgrunnlagene for betaling. Dette forutsetter at Kunden følger punkt 2.

 

  1. Attestasjon og godkjenning

(x)

Attestasjon og godkjenning, spesifisert:

x

Kunden godkjenner betalingsfil i bank (Kunden gjennomfører utbetalingen).

  

Kunden godkjenner betalingsforslagene i systemløsningen.

  

Kunden attesterer betalingsliste mottatt fra Regnskapsbyrået. Listen sendes i retur per epost til Regnskapsbyrået, som foretar utbetalingene.

  

Betalingsgrunnlagene er godkjent for utbetaling fra Kundens side i det de er attestert i systemet for dokumentgodkjenning.

  

Betalingsgrunnlagene er godkjent for utbetaling fra Kundens side i det de er oversendt Regnskapsbyrået.

  

Annen rutine: Beskriv her

 

  1. Betalingen

Regnskapsbyrået foretar ingen betaling direkte fra Kundens bankkonto, men sender kun over remitteringsfil som Kunde må godta og betale i sin nettbank.

 

  1. TRANSAKSJONSKOSTNADER

Oppdragsgiver belastes alle transaksjonskostnader ved utførelse av betalingsoppdraget. 

 

  1. FORSINKET BETALING

Regnskapsbyrået er ikke ansvarlig for forsinkelser som skyldes Kunden. 

Betalingsgrunnlag som er levert til Regnskapsbyrået etter fristen i pkt. 2, utbetales ved neste betalingsfrekvens.

For betalingsgrunnlag som er innlevert for sent, kan Kunden mot tilleggsvederlag be Regnskapsbyrået om å gjennomføre utbetalingen utenfor ordinær rutine.

 

  1. FEILUTBETALINGER

Feilutbetaling som skjer på grunn av uriktige eller mangelfulle opplysninger fra Kunden kan Regnskapsbyrået ikke holdes ansvarlig for. Regnskapsbyrået kan mot vederlag bistå med å tilbakesøke midlene for Kunden.

Kunden plikter å se igjennom remitteringsfil før betaling og gi Regnskapsbyrået beskjed omgående om det er avvik i beløp som er sendt over til betaling. Kunden betaler selv i sin nettbank.

 

***

 

 

SLUTT PÅ VEDLEGG