Når vi snakker om bilag mener vi alle dokumenter på transaksjoner i bedriften din; som inngående og utgående fakturaer, kvitteringer, lønnsgrunnlag, låneavtaler, og så videre. Med andre ord er et bilag et bevis på en transaksjon. Når det kommer til regnskapsføring finnes det lover og regler for hva disse bilgene skal inneholde og hvordan de skal være utarbeidet.

Når vi snakker om bilag mener vi alle dokumenter på transaksjoner i bedriften din; som inngående og utgående fakturaer, kvitteringer, lønnsgrunnlag, låneavtaler, og så videre. Med andre ord er et bilag et bevis på en transaksjon. Når det kommer til regnskapsføring finnes det lover og regler for hva disse bilgene skal inneholde og hvordan de skal være utarbeidet.

Regnskapsføring er et samarbeid mellom kunde og regnskapsfører. Regnskapsførerne hos oss får ikke gjort en bedre jobb enn du som kunde lar oss gjøre. Denne orienteringen er ment å være til hjelp for deg i ditt videre samarbeid med oss. Orienteringen er viktig på grunn av to ting: For det første er det svært viktig med god bilagsbehandling for å sikre at både regnskap, skatter og avgifter blir riktige. Et ryddig regnskap skaper også tillit hos dine kunder, leverandører, bankforbindelser og hos offentlige myndigheter. For de andre vil god bilagsbehandling spare deg for unødvendige kostnader til oss. Sannsynligvis vil du dessuten spare tid selv. Dersom du har spørsmål rundt noe av dette er du velkommen til å ta kontakt med din konsulent hos oss, eller du kan lese mer om temaet på Altinn via denne linken.

Både Skatteetaten og vi har dårlige erfaringer med tilfeller hvor eierens privatøkonomi er blandet sammen med virksomhetens økonomi. Ved slik sammenblanding går det mye unødvendig tid til å skille økonomiene fra hverandre, i tillegg til at det ofte er en feilkilde. På toppen av dette finner man her ofte transaksjoner som er i strid med lovverket. Vårt råd er derfor at du unngår en slik sammenblanding.

Her er tre tips til tiltak du kan gjøre for å unngå sammenblanding:

1. Ha en egen konto for virksomheten
Opprett egen bankkonto for næringsvirksomheten. Betal alle utgifter i næringen med midler fra næringsvirksomheten. Ikke bruk din private konto til dette.

2. Begrens antall privatuttak til 1 – 2 ganger per måned
Istedenfor å ta ut mange små beløp fra virksomheten til privat bruk hver måned er det bedre å ta ut større beløp, færre ganger, om du har et enkeltpersonforetak. Er virksomheten din et aksjeselskap skal du ta ut pengene i form av lønn, i samsvar med en skriftlig arbeidsavtale. Snakk med din regnskapsfører hos oss dersom du lurer på hvordan lønnskjøringer skal foretas.

3. Lag bilag
Alle transaksjoner må dokumenteres. Sørg for å lage bilag på egne uttak fra, og innskudd til, virksomheten. Disse bilagene skal inneholde de samme minimumsopplysningene som for andre interne bilag, dvs. dokumentasjonsdato (bilagsdato), betalingsdato, ditt navn, foretakets navn, beløp, samt hva transaksjonen gjelder.

Kontantomsetning omfattes av til dels detaljerte regler. Her er noen praktiske råd i den forbindelse:

1. Kontantkasser
Om virksomheten din mottar betaling i form av kontanter er det viktig å ha et godkjent kassaapparat. Om du ikke har dette på plass bør du undersøke med leverandøren av regnskapsprogrammet ditt om de har integrasjon med et kassasystem som passer bedriften din.


2. Kontantomsetning settes inn i banken
Kontanter du mottar ved salg mv. bør settes inn i banken jevnlig. Snakk med banken om nattsafeordninger eller lignende.

3. Registrer hvert salg på kassaapparatet
Slå inn hvert kontantsalg på kassaapparatet med det samme salget skjer. Husk at kunden skal ha kasselappen/kvitteringen, og at du skal ha en sladrerull eller lignende rapport i kassaapparatet.

4. Tell opp kassen
Tell opp kontantene i omsetningskassen ved dagens slutt.

5. Dagsoppgjør
Det skal daglig utarbeides daterte nummererte summeringsstrimler (”z-rapport” eller lignende) fra kassaapparatet. Klokkeslett for utkjøring fra kassaapparatet skal fremgå. Kontantbeholdningen i kassen skal avstemmes mot salget som er registrert på kassaapparatet for hver enkelt dag. Avstemmingen skal dateres, og det skal fremgå hvem som har talt opp kassen.

6. Kontante inn- og utbetalinger skal dokumenteres
Sørg for at du også har bilag på andre inn- og utbetalinger. Hvis transaksjonen er slik at du ikke mottar bilag, skriv da et internbilag. Minimumskravene til opplysninger på slike interne betalingsbilag er dokumentasjonsdato (bilagsdato), betalingsdato, betalers navn, mottakers navn, beløpet, samt hva betalingen gjelder. Bruk av kassen på denne måten resulterer ofte i feil som må ryddes opp og bør unngås.

7. Husk grense på kr 10 000 for å beholde fradragsrett
Gjør det til en god regel at alle innkjøp betales via bank, kredittkortforetak eller annet foretak med rett til å drive betalingsformidling. Næringsdrivende mister skatte- og avgiftsmessig fradragsrett dersom betaling av kostnader over kr 10 000 skjer med kontanter. Beløpsgrensen gjelder både enkeltkjøp og når flere betalinger gjelder samme leveranse, tjeneste, kontrakt og lignende.

Det er viktig å merke seg at beløpsgrensen også gjelder når ansatte legger ut for kostnader over kr 10 000. Ved slike utlegg må den ansatte betale selgeren via bank mv.

I og med at fradragsretten knyttes opp mot betaling via bank, er det et godt råd å etablere rutine for at alle betalinger skal skje via bank.

Bilagene er grunnlaget og dokumentasjonen for regnskapsføringen. Det er viktig at du sender inn alle bilagene til ditt regnskapsprogram. Bilag sendes inn til regnskapsprogrammet gjennom epost, gjennom opplastning direkte til regnskapssystemet eller gjennom app på telefon.

Bilagstyper:

1. Inngående faktura (kjøpsdokument fra leverandører, enten inngående faktura eller kontantkvittering)
2. Utgående faktura (salgsdokument til kunde)
3. Bankbilag/Kontoutskrift: Om ikke regnskapsprogrammet ditt er integrert med banken må du sende inn kontoutskrift i Excel og PDF format.
4. Kassabilag (z-rapporter og dagsoppgjør knyttet til omsetningskassen, samt dokumentasjon av andre kontante inn- og utbetalinger til kassen)
5. Av hensyn til periodisering mellom perioder/år:
• Oversikt over mottatte varer/tjenester hvor inngående faktura ennå ikke er mottatt fra leverandør
• Oversikt over leverte varer/tjenester hvor utgående faktura ennå ikke er utstedt til kunde
6. Diversebilag (korreksjoner osv.)

Fakturadato avgjør hvilken periode fakturaen tilhører. Kontroller at samtlige inngående fakturaer som gjelder perioden er sendt inn. Selv om det har oppstått en uoverensstemmelse med leverandør/kunde angående faktura, skal den fortsatt bokføres. Når kreditnota eventuelt skrives/mottas vil denne bli bokført mot den aktuelle fakturaen.

Kontroller gjerne bankbilag mot bankens kontoutskrift, slik at du ser at du får med alle bilag for aktuell periode.

I tillegg til nevnte bilag skal følgende sendes inn til regnskapsprogrammet:

1. Eventuelle tilsagnsbrev lån/tilskudd
2. Informasjon om eventuelle investeringer (slik at vi kan få grunnlag for bygge-/investeringsregnskap)
3. Skatteavregning

Har du et AS må det kjøres lønn i et lønnsprogram om det overføres penger til en ansatt og/eller til deg selv. I tillegg må bedriften ha en egen skattetrekkskonto.

Har du et enkeltpersonforetak må det også kjøres lønn om det overføres penger til en ansatt, men om det er til deg selv kan du på enklere vis overføre lønn fra din bedriftskonto til din privatkonto, bare husk å merke overføringen i banken med «Lønn». Dersom du kjører lønn til andre enn deg selv i et enkeltpersonforetak må du også ha en egen skattetrekkskonto.
 

Dette kommer an på flere forhold, blant annet typen ansettelsesforhold og hva som er avtalt med hver ansatt, vanligvis gjennom en ansettelsesavtale. Noen skal kanskje ha en fast lønn hver måned, mens andre skal ha timesbetalt, bonus, og/eller refusjoner av utlegg. Om du er usikker kan du ta en prat med din regnskapsfører om hva vi trenger av informasjon for å kunne kjøre lønn.

Med salgsdokumenter menes her utgående fakturaer (faktura du sender til dine kunder) for leverte varer og tjenester ved kredittsalg, selgers kassarull eller lignende, og kjøpers kvittering ved kontantsalg.

Salgsdokumentene skal som hovedregel utstedes av selger (leverandøren av varene og/eller tjenestene), og skal minst inneholde:

1. Fakturanummer (kun kredittsalg)
• løpende nummerering
• maskinelt tildelt eller utskrift på ferdig nummererte trykte blanketter
• manuell nummerering for hånd, i Word eller Excel er ikke tillatt


2. Fakturadato (kun kredittsalg)
• i utgangspunktet faktisk dato for fakturering
• frem- eller tilbakedatering er som hovedregel ikke tillatt

3. Angivelse av selger
• foretaksnavn
• organisasjonsnummer
• eventuelt etterfulgt av bokstavene “MVA” dersom selger er registrert i Merverdiavgiftsregisteret
• ordet “Foretaksregisteret” for AS, ASA og NUF
• eventuell adresse til hovedkontor
• ordene “under avvikling” etter foretaksnavnet hvis aktuelt


4. Angivelse av kjøper (som hovedregel kun kredittsalg, se under)
• foretaksnavn, samt foretaksadresse eller organisasjonsnummer hvis næringsdrivende kunde
• navn og adresse hvis privatkunde


5. Ytelsens art
• beskrivelse av de varene og/eller tjenestene som er levert
• type
• ved kontantsalg fra detaljist kan enkeltinnslag angis per varegruppe dersom detaljert beskrivelse av art vanskelig lar seg gjennomføre (selger plikter i slike tilfeller å utstede ytterligere spesifikasjon dersom kjøper ber om dette)


6. Ytelsens omfang
• hvor mye som er levert av de ulike varene og/eller tjenestene
• mengde (stk., kg., meter, timer mv.)


7. Tidspunkt for levering
• normalt leveringsdato
• leveringsperiode dersom løpende levering over tid
• ikke krav når varen sendes gjennom speditør, ved postordre og lignende og salgsdokumentet følger forsendelsen


8. Sted for levering
• reell leveringsadresse for varene og/eller tjenesten
• kan avvike fra kundens forretnings- eller postadresse
• ikke alltid aktuell, for eksempel ved levering av advokat-, revisjons- eller regnskapstjenester (ikke stedbundne tjenester)


9. Betalingsforfall (kun kredittsalg)
• forfallsdato for selgers krav på betaling fra kjøper


10. Vederlag
• pris og totalt vederlag som selger skal ha fra kjøper
• eksklusive merverdiavgift (se nr. 11)
• avgiftspliktig og avgiftsfritt salg, samt salg som faller utenfor bestemmelsene i merverdiavgiftsloven, skal fremgå hver for seg og summeres særskilt
• avgiftspliktig omsetning som avgiftsberegnes etter forskjellige satser skal fremgå hver for seg og summeres særskilt


11. Eventuell merverdiavgift
• dersom selger er registrert i Merverdiavgiftsregisteret
• dersom leveransen er avgiftspliktig
• skal alltid angis ferdig utregnet i norske kroner
• samme oppdeling som vederlaget


12. Eventuelle andre avgifter knyttet til salget
• sjelden aktuelt
• gjelder i hovedsak avgifter som ifølge andre regler skal angis særskilt i salgsdokumentet

Kravet i nr. 4 om angivelse av kjøper i salgsdokumentet kan i utgangspunktet fravikes ved kontantsalg fra detaljist. Dette gjelder likevel ikke når kjøper er bokføringspliktig, herunder når en ansatt kjøper på vegne av sin bokføringspliktige arbeidsgiver, og varen eller tjenesten er beregnet for videresalg eller som direkte innsatsfaktor i produksjon eller tjenesteleveranse, og vederlaget er over kr 1 000 inklusive merverdiavgift eller hvor kjøpet gjelder drivstoff til bruk i person- eller varetransport. Selger kan heller ikke fravike kravet om angivelse av kjøper dersom vederlaget er på kr 40 000 eller mer inklusive merverdiavgift og det betales med kontanter. Selger plikter i alle tilfeller å angi kjøper på dennes dokumentasjon dersom kjøper anmoder om dette, jf. kapittel 6. I slike tilfeller skal selger signere og stemple dokumentasjonen.

Vedrørende fristene for fakturering ved kredittsalg gjelder følgende:
• Fakturering skal som hovedregel skje snarest mulig etter levering, og senest en måned etter levering
• Selgere som velger å fakturere månedlig kan gjøre dette innen femten virkedager i måneden etter leveringsmåneden (kan angi siste dato i foregående måned som dokumentasjonsdato, forutsatt at varen eller tjenesten er levert på dette tidspunktet)
• Tjenester som leveres løpende, og varer som leveres i den forbindelse, skal faktureres senest en måned etter utløpet av den ordinære merverdiavgiftsterminen (tomånedlig). Ved anbudsarbeider og lignende kan avtalte betalingsplaner legges til grunn for faktureringsbeløpet (ikke tidspunktet) med mindre de avviker vesentlig fra den reelle fremdriften i perioden. Dette gjelder blant annet i bygg- og anleggsbransjen
• For tjenester som leveres basert på måling av faktisk forbruk (strøm, telefoni og lignende), kan det utstedes salgsdokumentasjon for lengre perioder, begrenset til en periode på ett år. Salgsdokumentet skal så vidt mulig utstedes innenfor det kalenderår levering finner sted
• Forskuddsfakturering av avgiftspliktige leveranser, før varene og/eller tjenestene er levert til kunden, er i utgangspunktet forbudt (ikke avgiftspliktige leveranser kan fritt forskuddsfaktureres). Det er følgende unntak fra dette:
- Salgsdokumentasjon for persontransport, servering, abonnementer, leier, avgifter og lignende kan utstedes før levering har funnet sted, begrenset til en periode på ett år
- Salgsdokumentasjon som gjelder adgang til museer, gallerier, fornøyelsesparker og opplevelsessentre eller rett til å overvære idrettsarrangementer kan utstedes før levering har funnet sted, begrenset til en periode på ett år
• Salgsdokumentet skal så vidt mulig utstedes innenfor det kalenderår levering finner sted

 

Som kjøper er du i utgangspunktet avhengig av den dokumentasjon som mottas fra selger. Du er likevel gitt et selvstendig ansvar for å se til at kjøpsdokumentene er korrekte og inneholder tilstrekkelige opplysninger. Dette er viktig for å få:


1. Et tilstrekkelig grunnlag for bokføringen av kjøpene
2. Skattemessig fradrag for kostnaden
3. Fradragsrett for den inngående merverdiavgiften

Kjøpsdokumentene skal være salgsdokumenter som selger har utstedt. Dersom kjøpsdokumentet du mottar er uriktig eller mangelfullt, må du som kjøper kreve at selger utsteder ny dokumentasjon. Selger må da også utstede en kreditnota som reverserer det uriktige eller mangelfulle salgsdokumentet. Hvis det ikke lar seg gjøre å få kreditnota og nytt salgsdokument fra selger, for eksempel ved kjøp i utlandet, må du selv sannsynliggjøre at utgiften er en reell kostnad for virksomheten. Dette kan gjøres ved å vedlegge tilleggsdokumentasjon (avtaler, ordresedler, pakksedler, korrespondanse mv.) eller ved å legge til egne forklaringer og kommentarer.

Ved feil på enkelte varelinjer kan selger utstede kreditnota eller tilleggsfaktura for den delen av salgsdokumentet som var feil, eventuelt korrigere på en senere faktura.

Vi minner om at interne bilag, betalingsbilag, kredittkortregninger, kontoutskrifter, avtaler, pakksedler, ordresedler eller annen dokumentasjon alene ikke er tilstrekkelig dokumentasjon for et kjøp, særlig ikke når selger er en norsk bokføringspliktig virksomhet.

 

Kjøpsdokumentene skal være salgsdokumenter som selger har utstedt, altså fakturaer ved kredittkjøp eller kvitteringer ved kontante kjøp.

Ved kredittsalg må kjøper alltid angis i fakturaen med foretaksnavn, samt foretaksadresse eller organisasjonsnummer. Ved kontantsalg er reglene om angivelse av kjøper i kjøpsdokumentet (på kvitteringen/kassalappen) litt mer komplekse. Følgende tabell oppsummerer kravene knyttet til kjøpers kjøpsdokument:

1. Ved kjøp av vare for videresalg, eller innsatsfaktor i vareproduksjon eller tjenesteleveranse, og vederlaget er over kr. 1.000 inklusive merverdiavgift må selge angi kjøper med foretaksnavn, samt foretaksadresse eller organisasjonsnummer (som på en faktura), både i selgers og kjøpers dokumentasjon.


2. Ved betaling med kontanter for kr. 40.000 eller mer inklusive merverdiavgift (OBS! Mister skatte- og avgiftsmessig fradrag) må selger angi kjøper med foretaksnavn, samt foretaksadresse eller organisasjonsnummer (som på en faktura), både i selgers og kjøpers dokumentasjon.


3. Når kjøpet gjelder drivstoff til bruk i person- eller varetransport må selger angi kjøper med foretaksnavn, samt foretaksadresse eller organisasjonsnummer (som på
en faktura), både i selgers og kjøpers dokumentasjon.


4. Ved kjøp som ikke er nr. 1 eller 2, og hvor vederlaget overstiger kr. 1.000 inklusive merverdiavgift er det to alternativer:


a) Kjøpers sporbare kortnummer fremgår (ikke krav til angivelse av navn).
b) Selger må påføre kjøpers foretaksnavn, samt stemple og signere kvitteringen.


5. Ved kjøp som ikke er nr. 1 eller 2., og hvor vederlaget er kr. 1.000
eller lavere inklusive merverdiavgift må den som har foretatt kjøpet påføre formålet med kjøpet, dersom dette ikke allerede fremgår av kvitteringen, samt datere og signere kvitteringen (ikke merverdiavgift krav til angivelse av kjøper).


6. Ved utlegg gjort av ansatte ved kjøp av vare for videresalg, eller innsatsfaktor i vareproduksjon eller tjenesteleveranse, og vederlaget er over kr. 1.000 inklusive merverdiavgift, må selger angi arbeidsgiveren med foretaksnavn, samt foretaksadresse eller organisasjonsnummer. Den ansatte må utarbeide og signere en datert oppstilling som viser hvilke kjøp som er foretatt og formålet eller bruksområdet for varene og tjenesten, og levere denne sammen med kvitteringen.


7. Ved utlegg gjort av ansatte med kontanter for kr. 40.000 eller mer inklusive merverdiavgift (OBS! Mister skatte- og avgiftsmessig fradrag) må selger angi den ansatte med navn og adresse. Den ansatte må utarbeide og signere en datert oppstilling som viser hvilke kjøp som er foretatt og formålet eller bruksområdet for varene og tjenesten, og levere denne sammen med kvitteringen.


8. Ved andre utlegg gjort av ansatte må den ansatte utarbeide og signere en datert oppstilling som viser hvilke kjøp som er foretatt og formålet eller bruksområdet for varene og tjenesten, og levere denne sammen med kvitteringen (uten angivelse av kjøper i kvitteringen).

Dokumentasjon av reise- og bevertningsutgifter skal i utgangspunktet være salgsdokumenter som selger har utstedt (kjøpsdokumenter). I tillegg er det enkelte krav som du som kjøper selv må se til at overholdes:


• Det skal fremgå av dokumentasjon av reise- og oppholdsutgifter hvem utgiftene omfatter, hva formålet med reisen har vært og hvilke arrangement den reisende har deltatt på (består dokumentasjonen av flere reisedokumenter, og disse opplysningene ikke fremgår av hvert enkelt dokument, skal det være gjensidig henvisning mellom dokumentene).
 

• Dokumentasjon av bevertningsutgifter skal angi formålet og hvem bevertningen omfatter.

Dersom en ansatt har lagt ut for reise- eller bevertningsutgifter gjelder kravet til utleggsoppstilling.

Det gjelder særlige krav til dokumentasjon av kost- og kilometergodtgjørelse, altså utgiftsgodtgjørelser hvor det ikke finnes underliggende bilag/kvitteringer som dokumenterer utgiften:
 

• Utgiftsgodtgjørelse til kost skal legitimeres ved en fortløpende oppstilling (reiseregning) som underskrives av arbeidstakeren. Den skal vise hvordan arbeidstakeren har innrettet seg under arbeidsoppholdet/tjenestereisen. Reiseregningen skal minst ha følgende innhold:
o arbeidstakerens navn og adresse og underskrift
o dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst for hver yrkes- eller tjenestereise eller pendlers reiser ved besøk i hjemmet
o formålet med reisen
o hvilke arrangement arbeidstakeren har deltatt på
o navn og adresse på overnattingssted eller utleier, og ved flere overnattingssteder dato for overnattingene
o type losji fordelt på hotell, pensjonat eller annet nærmere angitt losji

• Bilgodtgjørelse skal legitimeres ved en fortløpende oppstilling (reiseregning) som underskrives av arbeidstakeren. Reiseregningen skal minst ha følgende innhold:
o arbeidstakerens navn og adresse og underskrift
o dato for avreise og hjemkomst for hver yrkes- eller tjenestereise,
o formålet med reisen
o hvilke arrangement arbeidstakeren har deltatt på
o fremstilling av reiseruten med angivelse av utgangs- og endepunkt, lokal kjøring på oppdragsstedet og årsaken til eventuelle omkjøringer
o totalt utkjørt distanse beregnet på grunnlag av bilens kilometerteller (eventuelt trippteller) ved begynnelsen og slutten av hver yrkes- eller tjenestereise
o navn på passasjer det kreves passasjertillegg for

Det gjøres oppmerksom på at dersom disse dokumentasjonskravene ikke etterleves, så skal utbetalingen av godtgjørelse behandles som lønn til den ansatte. For mer informasjon se Altinn via denne linken.