Har du kunder i offentlig sektor, må fakturaene sendes i EHF-format. For deg som leverandør gir det også en rekke fordeler å sende EHF-faktura. EHF står for “Elektronisk handelsformat” og er en elektronisk standard for fakturaer. Både statlige og kommunale virksomheter stiller krav om at fakturaer de mottar skal være i EHF.

Både faktura, kreditnota og eventuelle purringer skal sendes i EHF-format. Bakgrunnen er at det offentlige årlig mottar millioner av fakturaer og overgangen til elektroniske fakturaer sparer tid i forbindelse med bokføring, i tillegg til at det gir store miljøgevinster. Færre fysiske fakturaer betyr mindre bruk av papir, mindre transport, og mindre avfall. Også en rekke foretak i privat sektor stiller krav om å motta EHF-faktura fra leverandørene sine.

Når fakturameldingen sendes inn elektronisk med et bestillingsnummer, vil fakturamottakssystemet behandle EHF-fakturaen maskinelt. Dermed blir EHF-fakturaen koplet opp mot bestillingen slik at den automatisk kan overføres til regnskapssystemet for utbetaling. Et sentralt begrep for å forstå hvordan EHF-faktura fungerer er “aksesspunkt”. Dette er en formidler av elektroniske dokumenter og kan sammenlignes med et elektronisk postkontor.

Utstedere og mottakere av elektroniske fakturaer må selv inngå avtale med aksesspunktene. Leverandøren sender elektronisk EHF-faktura til aksesspunkt A, som leverandøren har avtale med. Aksesspunkt A slår så opp i registeret over fakturamottakere og finner ut at mottakeren av fakturaen har avtale med aksesspunkt B. Aksesspunkt A sender deretter faktura til aksesspunkt B, som igjen sender faktura elektronisk til kjøper.

Bruk av EHF-faktura medfører store prosessuelle besparelser både for kjøper og selger. Det er altså ikke nødvendig å bruke tid og ressurser på manuell håndtering av papirbaserte fakturaer. En EHF-faktura sendes rett inn i mottakerens økonomisystem. Dermed kan du være trygg på at fakturaen er kommet frem til riktig sted. Ettersom fakturaen blir lest automatisk, reduseres muligheten for feil. Bruk av EHF-faktura øker også muligheten for raskere oppgjør.

Mottakerne av de forskjellige EHF-formatene er registrert i Elektronisk mottakeradresseregister (ELMA). Dette registeret inneholder adressen til det aksesspunktet hvor mottakeren ønsker å få tilsendt dokumenter. Mottakere som er registrert her kan motta dokumenter fra andre uten at en forsendelsesavtale må foreligge. Mottaker forplikter seg til å motta filen som sendes så lenge den er sendt i EHF. Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) tilbyr en offentlig og gratis ELMA-tjeneste for alle norske bedrifter og tjenesteleverandører.

Her kan du raskt sjekke om ditt foretak er registrert i ELMA.

Om foretaket ditt ikke allerede er registrert i ELMA kan du bruke følgende fremgangsmåte for å sette opp EHF i ditt regnskapssystem:

Visma eAccounting – les mer her

Tripletex – les mer her

Fiken  – les mer her

Poweroffice - les mer her